5 Möglichkeiten Deine Mitarbeitende in die Schichtplanung einzubinden

Ein gut geplanter Schichtplan ist der Schlüssel zu einem reibungslosen Arbeitsalltag. Doch oft haben Mitarbeiter wenig Einfluss auf ihre eigenen Arbeitszeiten, was zu Unzufriedenheit und Planungsproblemen führen kann. Durch eine flexible und mitarbeiterfreundliche Schichtplanung kann nicht nur die Motivation gesteigert, sondern auch die Effizienz im Unternehmen erhöht werden. In diesem Artikel stellen wir fünf Möglichkeiten vor, wie sich Mitarbeiter aktiv in die Schichtplanung einbringen können.

Wann können sich Mitarbeitende in den Schichtplan einbringen?

Hierfür gibt es zwei unterschiedliche Zeitpunkte. Die erste Zeitpunkt ist vor der Schichtplanerstellung, d.h. der Schichtplan ist noch nicht geschrieben und Mitarbeitende können vorab Wünsche äußern. Der zweite mögliche Zeitpunkt ist nachdem der Schichtplan veröffentlicht wurde. Hier können Mitarbeitenden zu dem bereits bestehenden Schichtplan Wünsche äußern.

Mitarbeiter vor der Schichtplanung in die Schichtplanung einbinden

#1 Wunschschicht-Typen
Mitarbeiter haben oft individuelle Vorlieben, was ihre Arbeitszeiten betrifft. Einige bevorzugen frühe Schichten, während andere lieber später arbeiten. Indem Mitarbeiter vor der Schichtplanung angeben können, welche Schicht-Typen sie grundsätzlich bevorzugen (z. B. "Ich bevorzuge Spätschichten"), lässt sich die Planung besser auf ihre Bedürfnisse abstimmen. Dies führt zu einer höheren Zufriedenheit und reduziert kurzfristige Planungsprobleme.

#2 Schicht-Präferenzen
Neben allgemeinen Vorlieben kann es auch sinnvoll sein, den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, für bestimmte Tage ihre bevorzugten Schichten anzugeben. So können sie beispielsweise vermerken, dass sie an einem bestimmten Montag lieber eine Frühschicht übernehmen würden oder an einem bestimmten Samstag bevorzugt eine Spätschicht arbeiten möchten. Diese Individualisierung hilft dabei, die Work-Life-Balance der Mitarbeiter zu verbessern.

#3 Abwesenheitswünsche
Viele Unternehmen ermöglichen es ihren Mitarbeitern, eine begrenzte Anzahl an Wunschfrei-Tagen pro Monat anzugeben, beispielsweise zwei freie Tage nach Wahl. Dies gibt den Mitarbeitern mehr Kontrolle über ihre Freizeitgestaltung und reduziert unvorhersehbare Abwesenheiten. Klare Regelungen zu diesen Wünschen verhindern zudem Ungerechtigkeiten und erleichtern dem Schichtplaner die Einteilung.

Mitarbeiter in die Schichtplanung einbinden, wenn der Schichtplan schon geschrieben ist

#4 Schichtbewerbung auf offene Schichten
Häufig gibt es kurzfristige Engpässe oder unbesetzte Schichten, die spontan vergeben werden müssen. In solchen Fällen kann es hilfreich sein, wenn Mitarbeiter sich auf freigegebene Schichten bewerben können. Der Teamleiter kann die Schicht für Bewerbungen freigeben, und Mitarbeiter mit Interesse können sich eigenständig dafür melden. So werden offene Schichten schneller besetzt und das Team bleibt flexibel.

#5 Schicht-Tausch
Es kann immer wieder vorkommen, dass Mitarbeiter aus privaten Gründen eine Schicht nicht antreten können. Anstatt auf eine längere, umständliche Umplanung durch den Vorgesetzten zu warten, können Mitarbeiter ihre Schichten untereinander tauschen. Voraussetzung ist, dass der Tausch transparent und geregelt abläuft, sodass keine Unterbesetzung entsteht und alle Beteiligten zustimmen.

Beispiel: Umsetzung im 3-Schichtbetrieb

Die genannten Vorschläge lassen sich auch in einem klassischen 3-Schichtbetrieb erfolgreich umsetzen. Zu beachten ist jedoch das die Fairness zwischen den Mitarbeitenden, vorallem bei Zuschlagsberechtigten Zeiten, berücksichtigt werden sollte. Zusätzlich sollte eine arbeitspsychologisch sinnvolle Schichtrotation berücksichtigt werden.

Wunschschicht-Typen
Meist gibt es in 3 Schichtbetrieben feste oder teilflexible Schicht-Rhythmen. Bei teilflexiblen Schicht-Rhythmen kann z.B. der Mitarbeiter angeben das er bevorzugt in der Spätschicht arbeitet. Bei der Planung kann dies dann vom Schichtplaner berücksichtigt werden.

Schicht-Präferenzen
Hierfür kann z.B. eine Regelung getroffen werden, das jeder Mitarbeitende 2 Schicht-Präferenzen pro Monat äußern darf. Dies kann eine positive Schichtpräferenz sein (z.B. am 12.11 möchte ich gerne eine Frührschicht) oder eine negative Schichtpräferenz (am 29.11 hätte ich gerne keine Nachtschicht)

Abwesenheitswünsche
Abwesenheitswünsche können sich bei teilflexiblen Schicht-Rhythmen auf eine bestimmte Anzahl pro Monat (z.B. 2 Abwesenheitswünsche pro Monat) oder auch auf bestimmte Zeiten im Schichtrhythmus beziehen z.B. wenn folgender Schicht-Rhythmus im Unternehmen verwendet wird:

Früh -> Früh -> Spät -> Spät -> Nacht -> Nacht -> Vario -> Vario -> Vario -> Vario

Im Vario-Block können entweder Frei Tage oder Schichten geplant werden. Mitarbeiter können z.B. nun für 2 Vario Schichten im Monat einen Abwesenheitswunsch äußern.

Schichtbewerbung auf offene Schichten
Im 3-Schichtbetrieb ist es vorallem wichtig, das Bewerbungen auf offene/freie Schichten nur Mitarbeitenden ermöglicht werden, die diese Schicht auch bezüglich der Ruhezeitenregelungen und maximaler Arbeitsstunden pro Tag wahrnehmen können. So kann vermieden werden, dass durch die Annahme einer offenen Schicht andere Planungskonflikte entstehen.

Schicht-Tausch
Innerhalb eines 3-Schichtsystems kann eine strukturierte Schichttausch-Möglichkeit eingeführt werden, auf der Mitarbeiter direkt Anfragen stellen und diese mit anderen Mitarbeitern abstimmen können. Hier ist wie bei der Schichtbewerbung auf offene Schichten die Ruhezeiten und maximale Arbeitsstunden pro Tag zu beachten.

Wann lohnt sich eine Mitarbeiterbeteiligung in der Schichtplanung?

Die Einbindung von Mitarbeitern in die Schichtplanung ist nicht in jeder Branche und für jedes Unternehmen gleichermaßen sinnvoll. In folgenden Fällen kann sie jedoch besonders vorteilhaft sein:

• Hohe Fluktuation und Krankenstände: Wenn Mitarbeiter häufig kurzfristig ausfallen oder oft das Unternehmen wechseln, kann eine flexiblere Schichtplanung dazu beitragen, die Zufriedenheit zu erhöhen und Abwesenheiten zu reduzieren.
• Komplexe oder wechselnde Produktionsanforderungen: In Betrieben mit schwankenden Auftragslagen oder saisonalen Spitzen hilft eine adaptive Schichtplanung, schnell auf Veränderungen zu reagieren.
• Steigerung der Arbeitgeberattraktivität & Fachkräftemangel: Unternehmen, die ihren Mitarbeitern mehr Mitbestimmungsmöglichkeiten bieten, gelten als moderne und attraktive Arbeitgeber, was sich positiv auf das Employer Branding auswirkt.
• Work-Life-Balance der Mitarbeiter verbessern: Besonders in Branchen mit hoher Arbeitsbelastung oder ungünstigen Arbeitszeiten kann eine flexiblere Schichtplanung zur besseren Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben beitragen.

Die Entscheidung für eine stärkere Mitarbeiterbeteiligung in der Schichtplanung sollte immer unter Berücksichtigung der betrieblichen Anforderungen getroffen werden. Eine gute Balance zwischen betrieblicher Effizienz und den Bedürfnissen der Mitarbeiter führt langfristig zu einer höheren Produktivität und einer besseren Unternehmenskultur.

Rechtliche Rahmenbedingungen und Tarifverträge

Bei der Umsetzung einer mitarbeiterfreundlichen Schichtplanung müssen gesetzliche Vorgaben und tarifliche Vereinbarungen beachtet werden:

• Arbeitszeitgesetz (ArbZG): Vorgaben zu maximalen Arbeitszeiten, Ruhezeiten und Schichtlängen.
• Tarifverträge und Betriebsvereinbarungen: Diese können branchenspezifische Regelungen enthalten, die die Flexibilität einschränken oder zusätzliche Möglichkeiten eröffnen.
• Mitbestimmung des Betriebsrats: In Unternehmen mit Betriebsrat hat dieser ein Mitspracherecht bei der Gestaltung des Schichtplans.
• Gesundheitsschutz und Ergonomie: Nacht- und Schichtarbeit können gesundheitliche Auswirkungen haben, weshalb Präventionsmaßnahmen sinnvoll sind.

Eine enge Abstimmung mit der Personalabteilung und den Arbeitnehmervertretungen ist wichtig, um eine rechtskonforme und zugleich mitarbeiterfreundliche Lösung zu finden.

Digitale Umsetzungsmöglichkeiten

Für eine effiziente und moderne Schichtplanung stehen verschiedene digitale Lösungen zur Verfügung, die den Planungsaufwand reduzieren und die Flexibilität für Mitarbeiter erhöhen:

Spezialisierte Software:
Diese Programme bieten automatisierte Planung, berücksichtigen Mitarbeiterwünsche und ermöglichen eine mobile Zugriffsmöglichkeit, sodass Änderungen schnell und transparent umgesetzt werden können.

KI-gestützte Planungstools:
Künstliche Intelligenz kann bei der Optimierung von Schichtplänen helfen indem sie Schichtpräferenzen und Wunschschicht-Typen und betriebliche Anforderungen vollautomatisch berücksichtigt und einen idealen Plan erstellt.

Apps zur Schichtplanung:
Mobile Anwendungen ermöglichen es Mitarbeitern, ihre Schichten einzusehen, sich für offene Schichten zu bewerben oder Schichten untereinander zu tauschen, wodurch eine hohe Flexibilität erreicht wird.

Fazit

Die Einbindung von Mitarbeitern in die Schichtplanung steigert nicht nur deren Zufriedenheit, sondern erhöht auch die Planungsflexibilität und reduziert spontane Ausfälle. Durch Wunschschichten, individuelle Präferenzen und flexible Wechselmöglichkeiten wird der Schichtbetrieb für alle Beteiligten angenehmer und effizienter gestaltet. Unternehmen, die solche Modelle nutzen, profitieren langfristig von motivierten und engagierten Mitarbeitern.