Good bye Schichtplanung! Was die betriebsoptimierte Dienstplanung besser macht

Schichtpläne werden schon sehr lange zur Personalplanung eingesetzt. Dies liegt wahrscheinlich vor allem an ihrem einfachen Aufbau und ihrer schnell verständlichen Struktur. Dabei können Schichtpläne oft weder die tatsächliche Komplexität des Betriebs abbilden, noch die modernen Anforderungen der Arbeitszeitflexibilisierung erfüllen. Zudem sind Schichtpläne meist nicht besonders mitarbeiterfreundlich, da auf individuelle Wünsche kaum eingegangen werden kann.

Stattdessen möchten wir Ihnen in diesem Artikel eine neue Form der Personaleinsatzplanung vorstellen: Die betriebsoptimierte Dienstplanung. Diese basiert nicht mehr auf Schichten, kann dafür aber viel besser auf den Betrieb und die Mitarbeiter abgestimmt werden. Bevor wir jedoch die betriebsoptimierte Dienstplanung detailliert erklären, möchten wir Ihnen zunächst einen Rückblick auf die klassische Schichtplanung geben.

1. Was ist ein Schichtplan?

Im einfachsten Fall setzt ein Unternehmen auf das klassische Zweischichtsystem mit zwei 8-Stunden-Schichten. Dadurch kann der Betrieb 5 Tage die Woche für jeweils 16 Stunden täglich ausgelastet werden. Für dieses Beispiel nehmen wir Öffnungs- bzw. Betriebszeiten von 6:00 bis 22:00 an, d.h. Schichtwechsel ist um 14:00 Uhr.

Der Schichtplan ist einfach strukturiert und schnell verständlich. Gerade wegen seiner Einfachheit stößt der starre Schichtplan schnell an seine Grenzen. Einige dieser Probleme möchten wir nun genauer erläutern:

• Feste Schichtdauern passen nicht zu Arbeitsverträgen. Der starre Schichtplan sieht vor, dass jeder Mitarbeiter stets 8 Stunden am Stück arbeiten muss. Gerade bei Aushilfskräften, Teilzeitangestellten und Auszubildenden ist diese Vorgabe jedoch oft nicht sinnvoll, da diese gerne in kürzeren Schichten arbeiten möchten oder müssen, um auf ihre Arbeitsstunden zu kommen.
• Wünsche der Arbeitsnehmer können nur schwer berücksichtigt werden. Möchte beispielsweise ein Arbeitnehmer immer Dienstags um 19 Uhr zum Fußballtraining, so kommt für ihn die Spätschicht von 14 bis 22 Uhr nicht Frage, an diesem Tag müsste er also die Frühschicht belegen. Aufgrund der Ruhezeit-Regelung ¹ zwischen Arbeitstagen (11 Stunden) muss der Mitarbeiter die ganze Woche nun die Frühschicht belegen. So können individuelle Wünsche nicht berücksichtigt werden, und das Fußballtraining muss in der Spätschichtwoche ausfallen.
• Implizite Pausen führen zu schlechterem Service. Im Zwei- und Dreischichtsystem werden die Pausenzeiten meist als Teil der Schicht gesehen. Bei einer Arbeitszeit von 6 bis 9 Stunden sind dabei mindestens 30 Minuten Pause vorgesehen, ab 9 Stunden Arbeitszeit mindestens 45 Minuten Pause ². Gerade die Branchen, die vom direkten Kundenkontakt leben, wie die Gastronomie-, die Hotel- und die Fitnessbranche, ist es jedoch kontraproduktiv, wenn alle Mitarbeiter gleichzeitig in die Mittagspause gehen. Stattdessen kann es Sinn ergeben, Pausen fest im Dienstplan einzuteilen.
• Unnötige Überlappungen der Schichten führen zu ineffektiver Arbeitszeitnutzung. Angenommen ein Betrieb hat nur von 8 bis 22 Uhr geöffnet, dann kommt es zu einer ungewollten Überlappung der Schichten zwischen 14 und 16 Uhr. Meist korrelieren diese Schicht-Überlappungen jedoch nicht mit den Stoßzeiten der Kundenströme, wodurch das “überschüssige” Personal nicht sinnvoll genutzt werden kann.
• Tätigkeiten werden nicht mitgeplant. In den meisten Branchen arbeiten die Mitarbeiter nicht den ganzen Tag am metaphorischen Fließband, sondern sollen über den Tag hinweg ganz verschiedene Arbeiten erledigen. Es müssen u.a. Kunden bedient, Kurse gehalten, Tische gesäubert, Saunen aufgegossen, Getränke ausgeschenkt und Betten gemacht werden. Dabei hat der Ersteller eines Schichtplans oft schon im Hinterkopf, wie viel Zeit in welcher Tätigkeit gearbeitet werden soll, dies ist jedoch nur selten im fertigen Schichtplan sichtbar. Es wäre jedoch sinnvoll, auch konkrete Tätigkeiten und andere Termine in der Dienstplanung berücksichtigen zu können, um sicherzustellen, dass bestimmte (oft eher unbeliebte) Tätigkeiten trotzdem gemacht werden oder um eine Mindestanzahl an Mitarbeitern in einem Arbeitsbereich, z.B. der Rezeption/Theke, Trainingsfläche oder Bedienung zu garantieren.

2. Das flexible Schichtplan-System

Das flexible Schichtplan-System stellt eine Erweiterung des starren Systems dar, da nun Schichten frei verteilt werden können. Statt nur 2 oder 3 Schichten mit fester Dauer werden nun auch kürzere Schichten zu anderen Uhrzeiten vorgegeben und belegt. Das flexible System ermöglicht es somit passendere Arbeitszeiten für die Teilzeitkräfte, Aushilfskräfte und Azubis zu planen. Zudem können Wünsche, durch die größere Anzahl an Schichten, etwas besser berücksichtigt werden. Für Betriebe, welche von äußeren Faktoren z.B. Kundenströme abhängig sind, bietet das flexible Schichtplan-Systems die Möglichkeit den Bedarf des Mitarbeitereinsatzes nach den Kunden auszurichten.

Was nun aber häufig passiert: Passt ein Mitarbeiterwunsch, eine Abwesenheit oder eine Mittagspause nicht in den bestehenden Schichtplan, so müssen immer weitere Schichten für diesen bestimmten Zweck angelegt werden. Der Ersteller des Dienstplans denkt also den Schichtplan bereits vor. Wird nun eine Software zur (teil-)automatisierten Belegung dieses Schichtplans eingesetzt, so hat diese meist keine andere Möglichkeit, als die Schichten genau so zu belegen, wie dies bereits vom menschlichen Planer vorgedacht wurde. Letztendlich wird so verhindert, dass das Personal möglicherweise effektiver eingesetzt wird.

Das flexible Schichtsystem bringt auch einige Probleme mit sich, die wir nun genauer erläutern möchten:

• Unnötige Pausen zwischen kürzeren Schichten. Je nachdem wie die zusätzlichen Schichten angelegt wurden, kann es dazu kommen, dass Mitarbeiter unnötig lange Pausen machen, da es z.B. keine passende Schicht dazwischen gibt oder weil eine der beiden Schichten nicht etwas verlängert bzw. vorgezogen wurde.
• Mehr Überlappungen von Schichten. Dadurch kommt es zu einem ungewollten Überschuss von Mitarbeitern zu einem bestimmten Zeitpunkt. Dies ist bereits beim starren Schichtplansystem ein Problem, kann sich hier aber auch verstärken, wenn Schichten ungünstig verteilt werden.
• Planung nach Auslastung kaum möglich. Tatsächlich ist eine Dienstplanung nach Auslastung mit einem flexiblen Schichtplansystem besser als mit einem starren. Durch die vorgegebenen Schichten können jedoch die Arbeitszeiten nur bis zu einem bestimmten Grad der Auslastung der Mitarbeiter angepasst werden.

3. Was macht die betriebsoptimierte Dienstplanung besonders?

Unter betriebsoptimierter Personaleinsatzplanung (BOP) verstehen wir einen neuen Ansatz bei der Personaleinsatzplanung, der nicht mehr basierend auf Schichten plant, sondern rein auf den Betriebs- und Mitarbeiterdaten arbeitet. Damit funktioniert die BOP grundlegend anders als das starre und das flexible Schicht-System.

Als Betriebsdaten bezeichnen wir dabei zunächst die Aufteilung des Betriebs in verschiedene Arbeitsbereiche und Tätigkeiten. Für jede Tätigkeit kann festgelegt werden, wie viele Mitarbeiter zu einer bestimmten Uhrzeit an einem bestimmten Wochentag mindestens und höchstens arbeiten sollen. Zusätzlich können Wunschzeiträume definiert werden, die präferiert belegt werden sollen, falls zu viel Personal verfügbar ist. Auch kann eine Auslastung, z.B. wie viele Kunden sind zu welcher Zeit im Betrieb, hinterlegt werden. Die Auslastung wird bei der Mitarbeiterverteilung automatisch berücksichtigt.

Die Mitarbeiterdaten sind einerseits vertraglich und gesetzlich festgelegte Arbeitszeit- und Pausen-Regelungen und andererseits individuelle Wünsche der Mitarbeiter zu Arbeitszeiten, Abwesenheiten und Fairness. Mitarbeiter-Wünsche können z.B. freie Abende, freie Wochentage oder Splitdienst umfassen. Zudem kann für jeden Mitarbeiter festgelegt werden, in welchen Arbeitsbereichen er oder sie tätig werden darf und wie lange diese Tätigkeit am Stück oder insgesamt in einer Woche ausgeführt werden soll. So ist es möglich Mitarbeiter auch Tätigkeits-übergreifend einplanen zu lassen.

Die Vorteile der betriebsoptimierten Dienstplanung haben wir für Sie zusammengefasst:

• Mitarbeiter wissen nicht nur WANN, sondern auch WAS sie arbeiten sollen. Ein betriebsoptimierter Dienstplan gibt den Angestellten nicht nur die Arbeitszeiten vor, sondern plant auch für jeden Mitarbeiter die Tätigkeiten mit ein. So kann während einer längeren Arbeitseinheit trotzdem die Tätigkeit gewechselt werden. Dies ermöglicht es, Stoßzeiten effizient abzudecken und einen abwechslungsreichen Arbeitstag zu gestalten.
• Möglichst kurze Pausen und Vermeidung von Splitdienst. Die BOP plant Pausen nicht implizit als Teil der Schichten mit, sondern berücksichtigt die individuellen Pausenregelungen jedes einzelnen Mitarbeiters und legt darauf basierend die Pausen fest. So können Splitdienst und die Dauer von Mittagspausen individuell eingestellt werden. Gleichzeitig werden unnötige Pausen so weit wie möglich reduziert. Im besten Fall kann dadurch auch ein Splitdienst wegfallen. Mittagspausen bleiben dabei immer lang genug, je nach individueller Pausenregelung.
• Ersatz während (Mittags-)Pausen. Die BOP kann auch Ersatz für Mittagspausen finden und einplanen. Auf diese Weise wird jedem Mitarbeiter eine Mittagspause ermöglicht, ohne dass wichtige Arbeitsbereiche währenddessen unbesetzt bleiben.
• Meetings und andere Termine werden in Planung berücksichtigt. Da nicht in Schichten geplant wird, können auch Termine mit in die Planung integriert werden. Während einige Mitarbeiter im Meeting sind, kann so Ersatz für diese gefunden werden, wenn dies gewünscht ist. Gleichzeitig wird die “normale Arbeit” um die Meetings gelegt, um überflüssige Pausen vor bzw. nach einem Termin zu vermeiden.
• Kein manuelles Anpassen des Dienstplans bei Abwesenheiten und Urlaub nötig. Kürzere Abwesenheiten (z.B. Arzt-Besuche) können problemlos im Dienstplan berücksichtigt werden, ohne Schichten anpassen zu müssen oder nachträglich den Dienstplan anzupassen. Urlaub kann als ganztägige Abwesenheit genauso in den Dienstplan integriert werden. Im Fall einer Unterbesetzung werden die Arbeitsbereiche dann nach ihrer Priorisierung belegt.
• Auf den Betrieb abgestimmte Planung von Über- und Unterstunden. Wenn für einen Mitarbeiter Über- oder Unterstunden geplant werden sollen, so wird dies entsprechend im Dienstplan berücksichtigt. Der Mitarbeiter wird dadurch aber nicht immer eine ganze Schicht mehr oder weniger arbeiten, sondern je nach Betriebs- und Mitarbeitereinstellungen auch nur kürzere Zeiträume an mehreren Tagen. Der Dienstplan wird so mitarbeiterfreundlich, da Wünsche besser berücksichtigt werden können. Selbstverständlich kann aber auch ein ganzer Tag freigegeben oder fest eingeteilt werden.
• Bessere Kundenbetreuung durch Optimierung nach Auslastung. Der Grundsatz lautet hier: Wenn viel Arbeit zu erledigen ist, dann sollen viele Mitarbeiter anwesend sein, und umgekehrt: wenn wenig Arbeit zu erledigen ist, dann sollen wenige Mitarbeiter anwesend sein. Je nach Branche entspricht dies also dem dynamischen Kundenstrom über den Tag, der Menge an Kundenanfragen oder der Auftragslage. Bei der BOP kann die Auslastung des Betriebs automatisch berücksichtigt werden, ohne Schichten verschieben zu müssen. Mit einem starren Schichtplan-System ist dies unmöglich, bei einem dynamischen Schicht-System nur unter großem Aufwand.
• Kostenoptimierung durch Reduktion von Überbesetzungen. Durch die betriebsoptimierte Dienstplanung gehören Überbesetzungen der Vergangenheit an. Für den Fall, dass in einer Woche zu viel Personal vorhanden ist werden auf Wunsch des Personalplaners automatisch Unterstunden fair auf die Mitarbeiter verteilt. Diese werden dann auch auf Wunsch vollautomatisch in Wochen mit geringerer Besetzung abgebaut.
• Optimierung der Mitarbeiterbelegschaft Ineffizienzen in der aktuellen Belegschaft fallen bei der betriebsoptimierten Dienstplanung direkt auf. Durch die objektive Berechnung anhand der Betriebsdaten werden diese statistisch erfasst und Änderungsvorschläge gegeben. So lassen sich auf Dauer die betrieblichen Anforderungen bestmöglich erfüllen und damit auch die Personalkosten optimieren.
• Sie behalten die volle Kontrolle. Die BOP kann Ihnen Frustration und Stress bei der Erstellung des Dienstplans abnehmen und gleichzeitig Ihren Personaleinsatz effizient auf Ihre Betriebsdaten optimierten und Kosten senken. Auch bei einer vollautomatischen Lösung behalten Sie immer die Kontrolle. Sie können Ihre Betriebsdaten, Mitarbeiterdaten und Anforderungen individuell einstellen und Tätigkeitsbereiche priorisieren.

4. Betriebsoptimierte Dienstplanung mit dem QPlaner

Wir haben Ihr Interesse zur betriebsoptimierten Personaleinsatzplanung geweckt? Mit dem QPlaner haben wir eine moderne, KI-gestützte Software für die Fitnessbranche, den Einzelhandel, Gastronomie-Betriebe und die Industrie entwickelt. Der QPlaner setzt dabei gänzlich auf die betriebsoptimierte Personaleinsatzplanung und deren Vorteile.

Im QPlaner läuft die betriebsoptimierte Dienstplanungen vollautomatisch ab. Vollautomatisch heißt: sind alle Grunddaten, die Betriebsdaten und Mitarbeiterdaten, hinterlegt und alle wöchentlichen Besonderheiten Urlaub, Termine, etc. eingetragen reicht ein Knopfdruck um einen perfekten Dienstplan zu erhalten. Hierbei optimiert die QPlaner-Technologie die Mitarbeiterdaten auf die Betriebsdaten.

Im Software-Paket sind neben der optimierenden vollautomatischen Dienstplanung außerdem eine vollständig digitale Zeiterfassung mit automatischer Über- und Unterstunden-Berechnung und eine Mitarbeiter-App enthalten. Gerne zeigen wir Ihnen den QPlaner in einer unverbindlichen Online-Demo: Online-Demo buchen.

Quellen: